Zásada přesnosti a minimalizace údajů

Přesnost

V souladu se zásadou přesnosti musí být osobní údaje, které správce zpracovává, přesné. Správce má rovněž povinnost aktivně se přičinit o to, aby byly tyto osobní údaje stále aktuální. Neznamená to, že by měl kontaktovat subjekt údajů (zejména klienty) primárně pouze proto, aby si ověřoval správnost zpracovávaných osobních dat, ale bude-li už se subjektem údajů z nějakého důvodu v kontaktu, tak by si měl ověřit jejich aktuálnost.

S povinností vyjádřenou v této zásadě pak koresponduje právo každého ze subjektů údajů na to, aby byly jeho osobní údaje zpracovávány v souladu s touto zásadou, tedy přesně.

Jestliže při ověřování přesnosti osobních údajů správce zjistí nesrovnalost ve svém zpracování oproti skutečnosti, pak nepřesné údaje opraví nebo případně vymaže.

Minimalizace údajů

Osobní údaje musí být relevantní a přiměřené ve vztahu k účelu, pro který jsou zpracovávány. Jinými slovy lze říci, že správce má zpracovávat pouze takové osobní údaje, které pro konkrétní účel nezbytně nutně potřebuje, a to pouze po dobu trvání takového účelu.                                                     

Jakmile je naplněn účel, pro který jsou dané osobní údaje zpracovávány, pak má správce povinnost tyto údaje nadále nezpracovávat a provést jejich likvidaci (neboli výmaz či skartaci).

S ohledem na zásadu minimalizace údajů by se tedy měl správce držet základního pravidla, tj. nezpracovávat takové osobní údaje, které nepotřebuje, resp. ve formě, která není přiměřená účelu. V tomto kontextu lze znovu poukázat na problematiku osobních dokladů a pořizování jejich kopií. Správce osobních údajů by a priori neměl pořizovat, pro své interní potřeby, kopie osobních dokladů klientů ani zaměstnanců, a to ani s jejich souhlasem (nestanoví-li zvláštní právní předpis něco jiného). Stejnému účelu, avšak s podstatně menším zásahem do soukromí klientů a zaměstnanců, postačí vypsání potřebných osobních údajů např. do smlouvy.


Je-li v textu článku vyjádřen právní názor, pak pro úplnost dodáváme, že takový právní názor není právně závazný. K závaznému výkladu právních předpisů jsou v konkrétních případech oprávněny pouze příslušné soudy či správní orgány.

24.10.2018

Mgr. Bc. Georgios Tucoglidis

georgios@3cm.cz

3CM s.r.o.
se sídlem Husova 1848
530 03 Pardubice
IČ: 05177791
DIČ: CZ05177791

Společnost je zapsána v Obchodním rejstříku vedeném krajským soudem v Hradci Králové, oddíl C, vložka 37310

© 3CM s.r.o. – Všechna práva vyhrazena