Zaměstnanec je pro zaměstnavatele (organizaci) také subjektem údajů, tj. fyzickou osobou, jejíž osobní údaje jsou zpracovávány.
Obecné osobní údaje zaměstnanců jsou zpravidla zpracovávány na základě pracovní smlouvy (právní důvod dle ust. článku 6 odst. 1 písm. b) GDPR), to platí i pro zpracování osobních údajů zaměstnanců před uzavřením smlouvy.
Citlivé osobní údaje zaměstnanců pak budou zpracovávány na základě právního důvodu dle ustanovení čl. 9 odst. 2 písm. b) GDPR, které dovoluje zpracování citlivých osobních údajů, jestliže je nezbytné pro účely plnění povinností a výkon zvláštních práv správce nebo subjektů údajů v oblasti pracovního práva a v oblasti sociálního zabezpečení a sociální ochrany. Bude se jednat například o případy, kdy jsou osobní údaje předávány zaměstnavatelem zdravotní pojišťovně, a to na základě příslušných ustanovení zákona o pojistném na všeobecné zdravotní pojištění. Kromě toho mohou být citlivé osobní údaje zaměstnanců zpracovávány ještě na základě právního důvodu dle čl. 9 odst. 2 písm. h) GDPR, které v tomto kontextu dovoluje zpracování citlivých osobních údajů, jestliže je nezbytné pro účely preventivního nebo pracovního lékařství nebo pro posouzení pracovní schopnosti zaměstnance.
Jelikož je zaměstnanec také subjekt údajů, musí zaměstnavatel i vůči němu splnit informační povinnost – tj. poučit ho, jaké osobní údaje a v jakém rozsahu o něm zaměstnavatel zpracovává a na jakých právních základech, jak dlouho tyto osobní údaje uchovává, s kým tyto osobní údaje sdílí a dále by jej měl poučit o jeho právech, a to včetně práva podat stížnost dozorovému orgánu – Úřadu na ochranu osobních údajů.
S ohledem na zásadu minimalizace údajů je třeba pamatovat na povinnost organizace nezpracovávat takové osobní údaje, které nepotřebuje, resp. ve formě, která není přiměřená účelu.
Zákonem č. 328/1999 Sb., o občanských průkazech v ustanovení § 15a je omezeno nakládání s občanskými průkazy. Uvedené ustanovení stanoví, že je zakázáno pořizovat jakýmikoliv prostředky kopie občanského průkazu bez prokazatelného souhlasu občana, kterému byl občanský průkaz vydán, pokud zvláštní zákon nebo mezinárodní smlouva, kterou je Česká republika vázána, nestanoví jinak.
Zaměstnavatel, k tomu, aby získal osobní údaje z dokladu totožnosti, zcela jistě nepotřebuje kopii tohoto dokladu. Stejnému účelu poslouží i podstatně menší zásah do soukromí zaměstnance, kterým je vypsání potřebných osobních údajů např. do pracovní smlouvy. Jakkoli je výše uvedeno, že v případě prokazatelného souhlasu občana lze pořídit kopii, tak toto se neuplatní právě vzhledem k zásadě minimalizace údajů.
Je-li v textu článku vyjádřen právní názor, pak pro úplnost dodáváme, že takový právní názor není právně závazný. K závaznému výkladu právních předpisů jsou v konkrétních případech oprávněny pouze příslušné soudy či správní orgány.
© 3CM s.r.o. – Všechna práva vyhrazena