Zaměstnanec jako subjekt údajů

Zaměstnanec jako subjekt údajů

Zaměstnanec je pro zaměstnavatele (organizaci) také subjektem údajů, tj. fyzickou osobou, jejíž osobní údaje jsou zpracovávány.

Obecné osobní údaje zaměstnanců jsou zpravidla zpracovávány na základě pracovní smlouvy (právní důvod dle ust. článku 6 odst. 1 písm. b) GDPR), to platí i pro zpracování osobních údajů zaměstnanců před uzavřením smlouvy.

Jiné právní základy zpracování obecných osobních údajů než smlouva, je třeba využít např. v těchto případech:

Souhlas [čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR ]:

  • Zaměstnavatel chce zveřejnit fotografii zaměstnance na svých webových stránkách/profilu na sociální síti.
  • Zaměstnavatel ve svých služebních vozidlech využívá zařízení pro GPS tracking vozidel, které nelze vypnout. Zde je třeba uvést, že v pracovní době jsou údaje o poloze zaměstnance řídícího služební vozidlo zpracovávány na základě právního titulu dle čl. 6 odst. 1 písm. f) – oprávněný zájem příslušného správce. Po pracovní době je však třeba získat souhlas zaměstnance s takovým zpracováním, případně zajistit vypínatelné zařízení.
  • Zaměstnavatel po ukončení pracovního poměru nadále zůstává v kontaktu s bývalým zaměstnancem, kdy mu pravidelně zasílá nejnovější informace o dění v organizaci, to vše v rámci programu alumni.

Oprávněný zájem správce [čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR]:

  • S ohledem na politiku bezpečnosti v organizaci zaměstnavatel vyžaduje, aby byl zaměstnanec vyfotografován a při pobytu v provozovně zaměstnavatele nosil na viditelném místě průkaz vč. fotografie (tato fotografie je rovněž zveřejněna na intranetu zaměstnavatele).
  • Zaměstnavatel ve svých služebních vozidlech využívá zařízení pro GPS tracking vozidel, které lze vypnout. V případě, že je poloha vozidla zjišťována v pracovní době, pak platí, že k tomuto zpracování osobních údajů dochází na základě oprávněného zájmu správce.
  • Zaměstnavatel, s ohledem na politiku bezpečnosti v organizaci, využívá kamerového systému, přičemž jsou využity i stacionární kamery uvnitř provozovny, které snímají také zaměstnance. I zde se tak může dít na základě oprávněného zájmu správce, nicméně správce by měl provést tzv. test proporcionality (někdy označován jako balanční test), ve kterém porovná, co převáží, zda účel sledovaný zpracováním (tj. bezpečnost zajišťovaná prostřednictvím kamerového systému), resp. přiměřenost zvoleného prostředku pro konkrétní účel zpracování nebo práva a svobody subjektů údajů. Právě uvedené musí být správce, pro případ kontroly, schopen obhájit.


Osobní údaje zvláštní kategorie (citlivé osobní údaje)

Citlivé osobní údaje zaměstnanců pak budou zpracovávány na základě právního důvodu dle ustanovení čl. 9 odst. 2 písm. b) GDPR, které dovoluje zpracování citlivých osobních údajů, jestliže je nezbytné pro účely plnění povinností a výkon zvláštních práv správce nebo subjektů údajů v oblasti pracovního práva a v oblasti sociálního zabezpečení a sociální ochrany. Bude se jednat například o případy, kdy jsou osobní údaje předávány zaměstnavatelem zdravotní pojišťovně, a to na základě příslušných ustanovení zákona o pojistném na všeobecné zdravotní pojištění. Kromě toho mohou být citlivé osobní údaje zaměstnanců zpracovávány ještě na základě právního důvodu dle čl. 9 odst. 2 písm. h) GDPR, které v tomto kontextu dovoluje zpracování citlivých osobních údajů, jestliže je nezbytné pro účely preventivního nebo pracovního lékařství nebo pro posouzení pracovní schopnosti zaměstnance.

Informační povinnost

Jelikož je zaměstnanec také subjekt údajů, musí zaměstnavatel i vůči němu splnit informační povinnost – tj. poučit ho, jaké osobní údaje a v jakém rozsahu o něm zaměstnavatel zpracovává a na jakých právních základech, jak dlouho tyto osobní údaje uchovává, s kým tyto osobní údaje sdílí a dále by jej měl poučit o jeho právech, a to včetně práva podat stížnost dozorovému orgánu – Úřadu na ochranu osobních údajů.

Kopie osobních dokladů

S ohledem na zásadu minimalizace údajů je třeba pamatovat na povinnost organizace nezpracovávat takové osobní údaje, které nepotřebuje, resp. ve formě, která není přiměřená účelu.

Zákonem č. 328/1999 Sb., o občanských průkazech v ustanovení § 15a je omezeno nakládání s občanskými průkazy. Uvedené ustanovení stanoví, že je zakázáno pořizovat jakýmikoliv prostředky kopie občanského průkazu bez prokazatelného souhlasu občana, kterému byl občanský průkaz vydán, pokud zvláštní zákon nebo mezinárodní smlouva, kterou je Česká republika vázána, nestanoví jinak.

Zaměstnavatel, k tomu, aby získal osobní údaje z dokladu totožnosti, zcela jistě nepotřebuje kopii tohoto dokladu. Stejnému účelu poslouží i podstatně menší zásah do soukromí zaměstnance, kterým je vypsání potřebných osobních údajů např. do pracovní smlouvy.  Jakkoli je výše uvedeno, že v případě prokazatelného souhlasu občana lze pořídit kopii, tak toto se neuplatní právě vzhledem k zásadě minimalizace údajů.


Je-li v textu článku vyjádřen právní názor, pak pro úplnost dodáváme, že takový právní názor není právně závazný. K závaznému výkladu právních předpisů jsou v konkrétních případech oprávněny pouze příslušné soudy či správní orgány.

31.10.2018

Mgr. Bc. Georgios Tucoglidis

georgios@3cm.cz

3CM s.r.o.
se sídlem Husova 1848
530 03 Pardubice
IČ: 05177791
DIČ: CZ05177791

Společnost je zapsána v Obchodním rejstříku vedeném krajským soudem v Hradci Králové, oddíl C, vložka 37310

2018 ©  3CM s.r.o. – Všechna práva vyhrazena